Lompat ke konten Lompat ke sidebar Lompat ke footer

Sebutkan Ciri-Ciri Pekerjaan Kantor dan Peranannya

Ciri-Ciri Pekerjaan Kantor
Ciri-Ciri Pekerjaan Kantor

Ciri-Ciri Pekerjaan Kantor

1. Bersifat Pelayanan

Seperti dijelaskan diatas, bahwa pekerjaan kantor adalah melayani pelaksana pekerjaan operasional (tugas-tugas pokok kantor) dalam pencapaian tujuan organisasi. 

G.R. Terry menyebutkan bahwa pekerjaan kantor sebagai pekerjaan pelayanan (service work). Yang berfungsi memudahkan dan meringankan. Pekerjaaan kantor berperan membantu pekerjaan-pekerjaan lain, agar dapat berjalan lebih berdaya guna.

Herry L. Wilie dan Robert P. Brecht menyebutkan, pekerjaan kantor berperan sebagai satua organisasi pelayanan (service unit) yang bertujuan memberikan pelayanan kepada bagian dalam organisasi atau perusahaan. 

Dalam perusahaan, pekerjaan kantor tidak langsung mendatangkan laba, sebagaimana dilakukan oleh pekerjaan operatif atau lapangan misalnya bagian produksi atau penjualan. Namun produksi atau penjualan tersebut dapat berhasil dan menguntungkan, apabila pekerjaan kantor berhail melayani kebutuhan produksi atas penjualan tersebut.

2. Merembes Segenap Bagian Organisasi

Oleh karena pekerjaan kantor bersifat pelayanan terhadap semua perkerjaan operatif. 

3. Dilakukan Semua Pihak

Sebagai akibat perembetan pekerjaan kantor ke segenap bagian organisasi, maka pekerjaan itu akan dilakukan oleh semua orang yang ada dalam organisasi tersebut. Meskipun pekerjaan kantor dapat menjadi tugas sekelompok pegawai (misalnya bagian tata usaha), akan tetapi pekerjaan itu akan menjadi monopoli kelompok pegawai tersebut.

Pekerjaan kantor akan dilakukan oleh pejabat pimpinan tertinggi (dengan tidak mengubah kedudukannay) sampai pegawai terendah. Misalnya seorang direktur menelepon kantor lain untuk menghimpun data atau keterangan yang diperlukan atau sebaiknya menerima telepon dari kantor lain. Seorang mandor pabrik mencatat para pekerja atau karyawan yang tidak masuk atau yang lembur tanpa mengurangi tugas pokoknya sebagai mandor. 

Seorang pegawai rendah, selain bertugas membersihkan kantor sering pula mendapat pekerjaan mengantar surat dan mengisi buku ekspedisi. Apabila kita simak kembali peranan dari ciri-ciri pkerjaan kantor sebagaimana yang telah diuraikan diatas, memperlihatkan kepada kita bahwa pekerjaan kantor pada umumnya merupakan suatu fungsi yang memberikan bantuan (facilitating function) dan merupakan urat nadi bagi setiap organisasi modern. Secara umum pekerjaan kantor meliputi aktivitas manajerial mulia dari perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan. Sedangkan secara khusus (tugas operatif seharihari atau unit) pekerjaan kantor meliputi tugas-tugas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan.


Peranan Pekerjaan Kantor

Dalam kamus bahasa Indonesia susunan WIS Porwardarminta, peranan berasal dari kata “peran” artinya sesuatu yang menjadi bagian atau yang memegang pimpinan. Pekerjaan kantor mempunyai peranan melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan, karena fungsinya sebagai pusat ingatan, pusat kegiatan dan sumber dokumen.

Seorang pimpinan memerlukan informasi yang bersifat umum, yang memberikan pengetahuan secara keseluruhan tentang perkembangan oerganisasinya. Berdasarkan uraian diatas, penulis membahas peranan pekerjaan kantor dalam dua fungsi yaitu:

1. Bantuan Bagi Pimpinan (staff function)

Pekerjaan kantor terdiri dari kegiatan-kegiatan membantu pimpinan dalam merencanakan dan mengendalikan kegiatan organisasi. Dalam mengambil tindakan dan keputusan, agar tepat pada sasaran.

2. Pelayanan Bagi Masyarakat (public service)

Pekerjaan kantor, disamping merupakan kegiatan yang berperan membantu pimpinan dalam mengambil keputusan, kegiatan lain yang sama pentingnya adalah melayani segenap kegiatan operatif (tugas-tugas pokok kantor), baik yang bersifat intern maupun ekstern (pelayanan public).

Tugas-tugas pokok kantor tidak akan terlaksana tanpa adanya data dan keterangan yang disiapkan oleh pekerjaan kantor. Bahkan tujuan kantor tidak akan tercapai bila mana data dan keterangan yang disiapkan kantor tidak sesuai, kurang tepat atau keliru.

Peranan pekerjaan terhadap tugas-tugas operatif umumnya bersifat pelayanan dalam penyajian segenap bahan keterangan atau warkat sebagai pusat ingatan atau sumber dukumentasi. Berdasarkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa peranan pekerjaan kantor adalah :

a. Melayani pelaksanaan pekerjaan opersional, guna membantu melaksanakan pekerjaan induk untuk mencapai tujuan organisasi.

b. Menyediakan keterangan bagi pimpinan organisasi bagi pimpinan organisasi untuk menetapkan keputusan atau melakukan tindakan yang tepat.

c. Membantu melancarkan kehidupan dan perkembangan orgasasi sebagai suatu keseluruhan. 


Perincian Pekerjaan Kantor

Pekerjaan kantor yang meliputi aktifitas manajerial yang didalamnya terdapat 5 jenis kegiatan pokok (menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan dan menyimpan). Apabila masing-masing jenis kegiatan diperinci merupakan pekerjaan kantor. 

Menurut leffingwell dan EM Robinson , yang dikutip Drs. Soedaryonopekrjaan kantor dapat diperinci dalam kegiatan sebagai berikut:

1. Menerima pesanan-peanan mengantarkan dan mengirimkan dengan kapal

2. Membuat rekening

3. Menyimpan warkat

4. Menyampaikan utang dan mengumpulkan perhitungan yang belum selesai.

5. Mengurus, membagi- bagi, mengirimkan dan menyurat pos.

6. Pekerjaan memperbanyak warkat dan membutuhkan alat (duplicating and addressing work )

7. Macam- macam pekerjaan seperti penelepon, menerima tamu, pekerjaan pesuruh ( meycelianecus, such as telephone, receiving visitors, messengerservice)

8. Tugas-tugas khusus dengan maksud untuk menyederhanakan system, menghapuskan pekerjaan yang tidak perlu.

9. surat menyurat, mendikte, mengetik

10. membuat warkat, mencatat data yang diinginkan

GR. Terry telah mengadakan penyelidikan pada perusahaan- perusahaan di Amerika Serikat untuk mengetahui banyaknya masing- masing kegiatan pekerjaan kantor. Hasil penyelidikan menunjukan bahwa waktu kerja itu mempergunakan tujuh macam kegiatan pekerjaan kantor yang pokok dengan perbandinngan waktu dalam presentase sebagai berikut :

1. Mengetik ( typing ) = 24,6%

2. Menghitung ( calculating) = 19,5%

3. Memeriksa ( checking ) =12,3%

4. Menyimpan warkat ( filling ) = 10,2%

5. menelpon ( telephoning ) = 8,8%

6. Menggandakan ( duplicating) = 6,4%

7. Mengirim surat ( mailing ) = 5,5%

8. lain-lain = 12,5% 

________________________ Jumlah =100%


Berdasarkan penelitian pekerjaan kantor menurut Leffing Well dan GR. Terry di atas, penullis menambahkan pekerjaan kantor senyatanya dengan bahan baku dan pembekalan serta hasil yang diperoleh,sebagai berikut :

1. Pekerjaan senyatanya, diantara lain meliputi :

  • Mengetik
  • Menyalin
  • Menghitung
  • Memilah-milah ( sortir )
  • Memeriksa
  • Melekatkan 
  • Menstensil
  • Menandai
  • Membubuhkan cap / stempel
  • Menyampul
  • Menelepon
  • Membagi- bagi

2. Bahan baku Bahan baku yang yang lajim digunakan dalam pekerjaan kantor adalah:

  • Abjad / huruf
  • Tanda baca
  • Angka
  • Tanda hitunng, dan
  • Garis
  • Tulisan

Demikian pembahasan kita ciri-ciri pekerjaan kantor dan peranannya. Semoga dengan apa yang telah kami sebutkan di atas, mampu memberikan pemahaman kepada para pembaca. Jangan lupa seperti biasanya, bagikan artikel ini ke sosial media kalian agar manfaat dari tulisan ini semakin tersebar luas. 

Lainnya: Pekerjaan Kantor: Pengertian dan Jenis-jenisnya

Daftar Pustaka:

Kesekretarisan Jilid 1 untuk SMK /oleh Sheddy N. Tjandra, May Yulianingsih, Dear Liana ---- Jakarta : Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah Kejuruan, Direktorat Jenderal Manajemen Pendidikan Dasar dan Menengah, Departemen Pendidikan Nasional, 2008. 

Akhbar Sanusi
Akhbar Sanusi Pernah Mengajar di : Madrasah Ibtidaiyah Jamilurrahman Assalafy, SDIT Al-Hanif Cilegon, Ma'had An-Ni'mah Mencirim Sumatera Utara, Penulis Ebook SEO Storm Resistant, desainer, dan mentor SEO Fundamental

Posting Komentar untuk "Sebutkan Ciri-Ciri Pekerjaan Kantor dan Peranannya"

Butuh Lowongan Kerja? Yuk! Gabung ke dalam Grup Lowongan Kerja IT dan Remote